Warunki korzystania z usług NAXSOL ENTERPRISES LTD

1. Definicje i podstawowe pojęcia

Na potrzeby niniejszego regulaminu stosuje się następujące definicje:

• Agencja – NAXSOL ENTERPRISES LTD, podmiot świadczący usługi eventowe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, działający za pośrednictwem serwisu internetowego pod adresem https://eventsocialscene.com/.
• Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem https://eventsocialscene.com/, za pośrednictwem której prezentowana jest oferta Agencji i możliwe jest złożenie zapytania rezerwacyjnego.
• Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Agencją umowę o świadczenie usług eventowych.
• Uczestnik – każda osoba biorąca udział w wydarzeniu organizowanym przez Agencję na rzecz Klienta, w tym pracownicy Klienta, jego goście, kontrahenci lub członkowie rodzin.
• Umowa – umowa o świadczenie usług eventowych zawierana pomiędzy Agencją a Klientem, potwierdzona pisemnie lub elektronicznie (w tym poprzez korespondencję e-mail), określająca w szczególności termin, miejsce, zakres usług, wynagrodzenie oraz ewentualne warunki dodatkowe.
• Wydarzenie – każde wydarzenie organizowane przez Agencję w ramach oferty, w szczególności wieczory kasynowe, poker nights, wydarzenia korporacyjne, prywatne przyjęcia oraz inne doświadczenia rozrywkowe o charakterze tematycznym.
• Materiały – wszelkie treści tekstowe, graficzne, fotograficzne, audiowizualne oraz elementy identyfikacji wizualnej udostępnione Klientowi lub prezentowane w Serwisie.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz właściwych ustaw szczególnych.

2. Zakres świadczonych usług

Agencja specjalizuje się w projektowaniu, organizacji i obsłudze wydarzeń o charakterze rozrywkowym oraz towarzyskim, tworzonych wyłącznie w celu budowania atmosfery, integracji uczestników i zapewnienia doświadczeń o charakterze rozrywkowym. Wszystkie elementy kasynowe i gier stołowych mają charakter wyłącznie fikcyjny i rozrywkowy – nie stanowią hazardu w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa.

W szczególności Agencja oferuje następujące kategorie usług:

• Wieczory kasynowe – kompleksowa aranżacja przestrzeni wydarzenia w stylistyce kasynowej, z wykorzystaniem stołów do ruletki, blackjacka, kości oraz innych gier stołowych, obsługiwanych przez profesjonalnych animatorów i krupierów. Szczegółowy charakter usług opisany jest na stronie wieczorów kasynowych.
• Poker night – organizacja tematycznych wieczorów pokerowych z wykorzystaniem stołów, żetonów oraz kart do gry, prowadzonych przez doświadczonych prowadzących i animatorów. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie pokerowych doświadczeń.
• Pakiety korporacyjne – wydarzenia dedykowane klientom biznesowym, w tym gale, wieczory integracyjne, eventy motywacyjne i networkingowe, opisane na stronie wydarzeń korporacyjnych.
• Prywatne imprezy i celebracje – urodziny, rocznice, wieczory panieńskie i kawalerskie, rodzinne przyjęcia oraz inne prywatne wydarzenia, opisane na stronie prywatnych celebracji.
• Inne doświadczenia rozrywkowe – gry zespołowe, interaktywne scenariusze i niestandardowe formaty eventowe prezentowane zbiorczo na stronie formatów wydarzeń.

Dokładny zakres, czas trwania, miejsce realizacji, liczba animatorów, scenografia, oprawa techniczna oraz inne istotne elementy wydarzenia każdorazowo określane są indywidualnie w Umowie lub w ofercie przesłanej Klientowi po otrzymaniu zapytania poprzez stronę rezerwacji lub formularz na stronie kontaktowej.

3. Proces rezerwacji i płatności

Proces rezerwacji usług Agencji przebiega etapowo i obejmuje następujące kroki:

1. Złożenie zapytania – Klient przesyła zapytanie poprzez formularz na stronie Booking lub Kontakt, wskazując w szczególności planowany termin, miejsce, liczbę uczestników oraz preferowany format wydarzenia.
2. Weryfikacja dostępności – Agencja weryfikuje dostępność zasobów (termin, ekipa, sprzęt) i przedstawia Klientowi wstępną ofertę obejmującą wycenę, zakres usług oraz wstępny harmonogram.
3. Akceptacja oferty – Klient potwierdza przyjęcie oferty mailowo lub w innej ustalonej formie. W tym momencie następuje zawarcie Umowy, chyba że strony postanowią inaczej.
4. Płatność zaliczki – warunkiem utrzymania rezerwacji jest wpłata zaliczki w wysokości i terminie wskazanym w ofercie lub Umowie. Brak wpływu zaliczki w uzgodnionym terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji.
5. Płatność końcowa – pozostała część wynagrodzenia płatna jest zgodnie z warunkami Umowy, z reguły nie później niż w dniu realizacji wydarzenia lub w terminie wskazanym na fakturze.

Szczegółowe warunki płatności (wysokość zaliczki, terminy płatności, forma rozliczenia, dane do przelewu) każdorazowo wskazywane są w ofercie lub Umowie. O ile nie uzgodniono inaczej, płatności dokonywane są przelewem na rachunek bankowy Agencji wskazany na fakturze lub w wiadomości e-mail.

W przypadku opóźnienia w płatności Agencja ma prawo naliczyć ustawowe odsetki za opóźnienie oraz – po wcześniejszym wezwaniu do zapłaty – wstrzymać się z realizacją Usług do czasu uregulowania należności.

Zasady zwrotu wpłaconych środków w przypadku anulacji lub zmiany terminu wydarzenia określone są w sekcji Polityka anulowania i zmiany rezerwacji niniejszego regulaminu.

4. Zasady uczestnictwa i obowiązki Klienta

Uczestnictwo w wydarzeniach organizowanych przez Agencję odbywa się na zasadach określonych w Umowie oraz niniejszym regulaminie. Klient zobowiązany jest do poinformowania wszystkich Uczestników o obowiązujących zasadach i dopilnowania ich przestrzegania.

Do podstawowych obowiązków Klienta należy w szczególności:

• zapewnienie, że wydarzenie oraz sposób jego realizacji są zgodne z regulaminami obiektu, w którym odbywa się impreza, a także z obowiązującymi przepisami prawa (w tym przepisami porządkowymi i przeciwpożarowymi);
• uzyskanie – jeśli jest to wymagane – zgód właścicieli obiektu, administratorów budynku, zarządców przestrzeni lub innych podmiotów trzecich na organizację wydarzenia;
• przekazanie Agencji rzetelnych i kompletnych informacji dotyczących charakteru wydarzenia, liczby Uczestników, grupy docelowej oraz wszelkich istotnych ograniczeń (np. wiekowych czy związanych ze stanem zdrowia Uczestników);
• zapewnienie obecności osoby upoważnionej do reprezentowania Klienta w dniu wydarzenia, w celu podejmowania bieżących decyzji organizacyjnych;
• zapewnienie, że Uczestnicy będą przestrzegać poleceń obsługi technicznej i animatorów Agencji, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i ochrony sprzętu;
• powstrzymanie się od powierzania Agencji obowiązków wykraczających poza ustalony zakres Usług, w szczególności związanych z prowadzeniem gier hazardowych lub czynnościami naruszającymi prawo.

Uczestnicy wydarzeń zobowiązani są do zachowania się w sposób nienaruszający dóbr osobistych innych Uczestników, zasad współżycia społecznego oraz przepisów prawa. Agencja zastrzega sobie prawo do odmowy udziału w atrakcjach osobom znajdującym się pod wyraźnym wpływem alkoholu lub środków odurzających, a także osobom zachowującym się agresywnie lub stwarzającym zagrożenie dla innych.

W przypadku umyślnego zniszczenia sprzętu, elementów scenografii lub innego mienia wykorzystywanego podczas wydarzenia, Klient ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych i zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy lub wymiany zniszczonych elementów.

5. Polityka anulowania i zmiany rezerwacji

Klient ma prawo do anulowania lub zmiany terminu wydarzenia zgodnie z warunkami uzgodnionymi w Umowie. O ile strony nie postanowią inaczej, przyjmuje się następujące zasady:

• anulowanie wydarzenia na więcej niż 30 dni przed planowaną datą – zwrot 100% wpłaconej zaliczki, pomniejszony o ewentualne koszty poniesione już przez Agencję (np. bezzwrotne rezerwacje podwykonawców);
• anulowanie wydarzenia pomiędzy 30 a 14 dniem przed wydarzeniem – zwrot do 50% wpłaconej zaliczki, w zależności od poniesionych kosztów przygotowań;
• anulowanie wydarzenia na mniej niż 14 dni przed terminem – zaliczka nie podlega zwrotowi, chyba że Umowa stanowi inaczej.

Zmiana terminu wydarzenia możliwa jest wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu z Agencją i pod warunkiem dostępności zasobów w nowym terminie. W przypadku braku możliwości przeniesienia wydarzenia, zastosowanie mają zasady dotyczące anulowania rezerwacji.

Agencja zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu wydarzenia w sytuacjach nadzwyczajnych, niezależnych od woli stron (np. klęski żywiołowe, decyzje organów administracji, nagłe zdarzenia uniemożliwiające realizację wydarzenia). W takim przypadku Agencja zaproponuje Klientowi nowy termin lub – jeśli nie będzie to możliwe – zwrot otrzymanych płatności, z wyłączeniem kosztów już poniesionych i niemożliwych do odzyskania.

6. Ograniczenie odpowiedzialności

Agencja zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy organizacji i realizacji wydarzeń, z uwzględnieniem zawodowego charakteru prowadzonej działalności. Jednocześnie odpowiedzialność Agencji podlega następującym ograniczeniom:

• Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku działania lub zaniechania Klienta bądź Uczestników, w szczególności za naruszenie regulaminów obiektu, w którym odbywa się wydarzenie, lub za nieprzestrzeganie poleceń obsługi;
• Agencja nie odpowiada za utratę lub uszkodzenie rzeczy osobistych Uczestników, chyba że szkoda powstała z winy umyślnej Agencji;
• Agencja nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia losowe i niezależne (siła wyższa), które uniemożliwiają przeprowadzenie wydarzenia zgodnie z założeniami, w szczególności za przerwy w dostawie mediów, awarie obiektu czy ograniczenia wprowadzone decyzjami władz;
• wszelkie prezentowane w Serwisie materiały mają charakter informacyjny i poglądowy, a rzeczywisty przebieg wydarzenia może być dostosowany do konkretnego miejsca, liczby Uczestników oraz indywidualnych ustaleń z Klientem.

Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Agencji względem Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, z wyłączeniem szkód wyrządzonych umyślnie, ograniczona jest – o ile przepisy prawa bezwzględnie obowiązującego nie stanowią inaczej – do wysokości wynagrodzenia brutto zapłaconego przez Klienta na podstawie danej Umowy.

7. Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych Klientów i Uczestników jest Agencja. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane są w celu:

• przygotowania i przedstawienia oferty usług eventowych;
• zawarcia i realizacji Umowy z Klientem;
• prowadzenia rozliczeń księgowych i podatkowych;
• rozpatrywania reklamacji oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń;
• kontaktowania się w sprawach organizacyjnych związanych z wydarzeniem.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić zawarcie i realizację Umowy. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych, w tym kategorii przetwarzanych danych, okresów przechowywania, podstaw prawnych, odbiorców danych oraz praw osób, których dane dotyczą, znajdują się w Polityce prywatności dostępnej w Serwisie.

Informacje dotyczące wykorzystania plików cookies oraz podobnych technologii opisane są szczegółowo w Polityce cookies.

8. Reklamacje i procedura zgłaszania

Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą jakości lub zakresu świadczonych usług eventowych, jeżeli uzna, że zostały one wykonane niezgodnie z Umową lub niniejszym regulaminem.

Reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej lub elektronicznej i zawierać co najmniej:

• dane identyfikujące Klienta (nazwa, imię i nazwisko, dane kontaktowe);
• oznaczenie wydarzenia (data, miejsce, rodzaj usługi);
• opis zastrzeżeń oraz wskazanie elementów, których reklamacja dotyczy;
• proponowany sposób rozwiązania sprawy (np. rabat, ponowna realizacja, inne roszczenie).

Reklamacje można kierować na dane kontaktowe wskazane w sekcji Postanowienia końcowe i kontakt lub poprzez formularz na stronie Kontakt.

Agencja rozpatruje reklamacje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Klient informowany jest w formie, w jakiej zgłosił reklamację, chyba że Strony ustalą inaczej.

9. Zmiany regulaminu i powiadomienia

Agencja zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszego regulaminu w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozszerzenia oferty usług lub zmiany sposobu funkcjonowania Serwisu.

Zmieniony regulamin publikowany jest każdorazowo na stronie Regulamin z podaniem daty jego ostatniej aktualizacji. W odniesieniu do Umów już zawartych, zastosowanie ma brzmienie regulaminu obowiązujące w dniu zawarcia danej Umowy, chyba że Strony wyraźnie postanowią inaczej.

W przypadku istotnych zmian wpływających na prawa lub obowiązki Klientów, Agencja może dodatkowo poinformować o aktualizacji regulaminu poprzez komunikat w Serwisie, wiadomość e-mail lub inne środki komunikacji uzgodnione z Klientem.

10. Postanowienia końcowe i kontakt

Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania w Serwisie i obowiązuje do czasu jego zmiany lub odwołania. Jeżeli którekolwiek z postanowień regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień, które pozostają w mocy.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego. Ewentualne spory powstałe na tle Umów zawieranych z Agencją, w miarę możliwości, będą rozwiązywane polubownie, a w przypadku braku porozumienia – przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Agencji, o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie stanowią inaczej.

W celu uzyskania dodatkowych informacji, wyjaśnień dotyczących treści regulaminu lub złożenia zapytania dotyczącego współpracy, Klient może skontaktować się z Agencją za pośrednictwem strony Kontakt lub wysyłając zapytanie poprzez stronę Booking.